Prosta procedura postępowania wyjaśniającego dla Zarządów i Działów HR

Etap 1. Przyjęcie i zabezpieczenie

Niezwłocznie po wpłynięciu informacji należy:

  • nadać sprawie numer;
  • ograniczyć dostęp;
  • potwierdzić przyjęcie, jeżeli stosuje się ustawę o sygnalistach;
  • ocenić zagrożenie dla życia, zdrowia, danych, dowodów lub ciągłości działania;
  • wprowadzić uzasadnione środki tymczasowe;
  • zabezpieczyć istniejące dokumenty i dane. 
    Środkiem tymczasowym może być zmiana linii raportowania, czasowe rozdzielenie osób, ograniczenie uprawnień systemowych albo zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy. Nie powinien on jednak z góry przesądzać wyniku sprawy ani przybierać formy odwetu wobec zgłaszającego.

Etap 2. Kwalifikacja prawna

Należy sporządzić krótką notatkę odpowiadającą na pytania:

  • Czy zgłoszenie mieści się w ustawie o ochronie sygnalistów?
  • Czy dotyczy mobbingu, dyskryminacji, molestowania lub innego naruszenia prawa pracy?
  • Czy może stanowić wypadek, naruszenie BHP, naruszenie danych albo incydent cyberbezpieczeństwa?
  • Czy istnieje obowiązek zawiadomienia organu lub regulatora?
  • Jakie terminy zaczęły biec?
  • Czy zachodzi ryzyko odwetu lub konflikt interesów? 
    Jedno zdarzenie może wymagać równoległego prowadzenia kilku torów. Przykładowo nieuprawniony dostęp do skrzynki pracownicy może być jednocześnie naruszeniem prywatności, incydentem ochrony danych, naruszeniem obowiązków pracowniczych i zgłoszeniem ustawowym.

Etap 3. Powołanie zespołu i określenie mandatu

Decyzja o wszczęciu powinna określać:

  • zarzuty lub zagadnienia wymagające ustalenia;
  • zakres czasowy i organizacyjny;
  • skład zespołu;
  • osobę odbierającą raport;
  • uprawnienia do dostępu do dokumentów;
  • obowiązek zachowania poufności;
  • zasady wyłączenia z powodu konfliktu interesów;
  • przewidywany termin zakończenia. 
    Nie trzeba powoływać stałej, kilkuosobowej komisji. UODO potwierdza, że przepisy nie narzucają ani samego powołania komisji antymobbingowej, ani jej składu czy trybu działania. 

Etap 4. Plan postępowania

Plan powinien obejmować:

  • listę kwestii do ustalenia;
  • źródła dowodowe;
  • kolejność rozmów;
  • właścicieli danych;
  • sposób zabezpieczenia dokumentów;
  • terminy ustawowe i pracownicze;
  • potencjalne decyzje wymagające konsultacji ze związkiem zawodowym lub organem spółki. 
    Plan jest dokumentem roboczym i powinien być aktualizowany w miarę pojawiania się nowych informacji.

Etap 5. Zbieranie materiału

W pierwszej kolejności warto zabezpieczyć dowody, które mogą zostać zmienione lub usunięte: e-maile służbowe, komunikatory firmowe, logi, dokumenty, nagrania z legalnie funkcjonującego monitoringu, ewidencję wejść, czasu pracy lub zatwierdzania płatności.

Należy korzystać przede wszystkim z zasobów organizacji i wcześniej ustanowionych zasad monitoringu. Nie powinno się żądać od pracownika hasła do prywatnego konta, swobodnego dostępu do prywatnego telefonu czy całej prywatnej korespondencji tylko dlatego, że może zawierać informacje przydatne w sprawie. Zakres dostępu musi być konieczny, proporcjonalny i oparty na właściwej podstawie prawnej. 

Etap 6. Rozmowy wyjaśniające

Najczęściej właściwa kolejność to:

  • osoba zgłaszająca lub pokrzywdzona;
  • osoby posiadające bezpośrednią wiedzę;
  • osoby wskazane przez dokumenty lub innych rozmówców;
  • osoba, której zachowanie jest przedmiotem sprawy;
  • rozmowy uzupełniające. 
    Rozmowa z osobą, której dotyczy zgłoszenie, powinna nastąpić wtedy, gdy prowadzący może przedstawić zarzut dostatecznie konkretnie, ale nadal jest gotów zmienić wstępną ocenę. Osoba ta powinna poznać istotę zarzutów i mieć realną możliwość przedstawienia własnej wersji oraz wskazania dowodów. Nie oznacza to automatycznego prawa do poznania tożsamości sygnalisty.

Etap 7. Ocena i decyzja

Raport powinien kwalifikować każdy zarzut osobno jako:

  • potwierdzony;
  • niepotwierdzony;
  • nierozstrzygnięty z powodu niewystarczających dowodów. 
    Sformułowanie „niepotwierdzony” jest zwykle trafniejsze niż „fałszywy”. Brak wystarczających dowodów nie oznacza automatycznie, że zgłaszający świadomie skłamał.

Prawo nie ustanawia ogólnego standardu dowodowego dla prywatnych dochodzeń. Organizacja może przyjąć jako roboczy standard przewagę prawdopodobieństwa, ale im poważniejsze planowane konsekwencje, tym większe powinny być wymagania dotyczące spójności i potwierdzenia materiału.

Zespół ustala fakty i przedstawia rekomendacje. Decyzja o karze, wypowiedzeniu, zawiadomieniu organów czy zmianie organizacyjnej powinna należeć do uprawnionego organu lub menedżera, po osobnej kontroli prawnej.

Etap 8. Komunikacja i działania naprawcze

Po zakończeniu należy:

  • przekazać sygnaliście wymaganą informację zwrotną;
  • poinformować osobę, której dotyczyła sprawa, o zakończeniu i dotyczących jej decyzjach;
  • wdrożyć działania naprawcze;
  • sprawdzić, czy nie wystąpiły działania odwetowe;
  • zamknąć dostęp i zastosować właściwy okres retencji;
  • odnotować działania w rejestrze, jeśli sprawa podlega ustawie. 
    Informacja dla zgłaszającego nie musi zawierać szczegółów sankcji pracowniczej zastosowanej wobec innej osoby. Powinna natomiast pokazywać, że zgłoszenie zostało rzeczywiście ocenione oraz że podjęto lub zaplanowano określone działania.

Kto powinien uczestniczyć? Optymalny, niewielki zespół to:

  • prowadzący sprawę – osoba z HR, compliance lub audytu, niezależna od uczestników;
  • drugi prowadzący albo protokolant – pomagający zachować jakość dokumentacji; 
  • prawnik prawa pracy lub zewnętrzny adwokat – w sprawach wysokiego ryzyka;
  • specjalista IT lub forensic – tylko gdy wymaga tego materiał elektroniczny;
  • ekspert merytoryczny – np. z finansów, BHP lub bezpieczeństwa. 
    Inspektor ochrony danych powinien pomagać ocenić podstawy, zakres i bezpieczeństwo przetwarzania, ale co do zasady nie powinien jednocześnie prowadzić dochodzenia i podejmować decyzji w sprawie. Mogłoby to podważać jego niezależność i prowadzić do konfliktu ról.

Przedstawiciel związku zawodowego nie musi automatycznie zasiadać w zespole. Może uczestniczyć, gdy wynika to z regulacji zakładowych, roli reprezentanta pracownika lub konkretnych obowiązków konsultacyjnych. Należy przy tym chronić poufność pozostałych uczestników.

W sprawach dotyczących członka zarządu zespół powinien być umocowany przez radę nadzorczą lub inny niezależny organ. HR podlegający osobie objętej zgłoszeniem nie powinien samodzielnie decydować o zakresie i wyniku dochodzenia.

O co można pytać? Pytania powinny dotyczyć przede wszystkim faktów:

  • Co dokładnie się wydarzyło?
  • Kiedy i gdzie?
  • Kto był obecny?
  • Które informacje świadek zna z własnej obserwacji, a które od innych osób?
  • Jakie dokładnie słowa padły?
  • Czy sytuacja się powtarzała?
  • Jak zareagowali uczestnicy?
  • Jakie dokumenty, wiadomości albo nagrania istnieją?
  • Czy wskazana osoba ma interes w określonym wyniku sprawy?
  • Czy istnieje alternatywne wyjaśnienie zdarzenia?
  • Kto jeszcze może mieć bezpośrednią wiedzę? 
    Dobra rozmowa zaczyna się od pytań otwartych, a dopiero później przechodzi do szczegółów i rozbieżności. Nie należy wkładać odpowiedzi w usta świadka: lepiej zapytać „Co wtedy powiedział?” niż „Czy krzyczał i groził?”.

O co nie należy pytać? Nie ma jednej ustawowej listy zakazanych pytań dla każdego dochodzenia. Granicę wyznaczają cel, konieczność, proporcjonalność, przepisy o danych osobowych i dobra osobiste. Co do zasady nie należy pytać o:

  • stan zdrowia, diagnozy i historię leczenia, jeżeli nie są konieczne dla konkretnej kwestii;
  • życie seksualne, orientację, religię, poglądy polityczne lub przynależność związkową poza przypadkami, w których dana cecha stanowi element zgłoszonej
  • dyskryminacji lub molestowania;
  • plany rodzinne, ciążę lub sytuację domową bez bezpośredniego związku ze sprawą;
  • prywatne relacje i korespondencję wyłącznie „na wszelki wypadek”;
  • informacje o wyrokach lub podejrzeniach karnych bez odpowiedniej podstawy prawnej;
  • dane osób trzecich niemające znaczenia dla sprawy. 

Nie należy również:

  • grozić konsekwencjami za nieudzielenie oczekiwanej odpowiedzi;
  • obiecywać określonego wyniku;
  • sugerować, że zgłaszający musi „udowodnić” całą sprawę;
  • traktować odmowy odpowiedzi jako samodzielnego dowodu winy;
  • zmuszać pracownika do podpisania protokołu, z którym się nie zgadza;
  • wymagać absolutnego milczenia uniemożliwiającego kontakt z prawnikiem, związkiem zawodowym, organem publicznym lub dokonanie chronionego zgłoszenia;
  • określać osoby jako „sprawcę” lub „ofiarę” przed zakończeniem ustaleń. 
    Kodeks pracy nie tworzy prywatnego odpowiednika przesłuchania karnego. Pracodawca może oczekiwać wyjaśnień dotyczących wykonywania pracy i przestrzegania obowiązków, ale nie powinien budować ustaleń wyłącznie na wymuszonym „przyznaniu się”.

Nagrywanie.

W ustawowym kanale sygnalistycznym nagrywanie zgłoszenia ustnego wymaga zgody sygnalisty. Ustawa dopuszcza również dokładny protokół lub transkrypcję, które sygnalista może sprawdzić, poprawić i zatwierdzić. Tę zasadę warto rozszerzyć jako standard wewnętrzny na pozostałe rozmowy: albo jawne nagranie po poinformowaniu uczestnika i ustaleniu podstawy prawnej, albo rzetelna notatka. Potajemne nagrywanie przez organizację jako rutynowa metoda tworzy więcej ryzyk niż korzyści.

Jak udokumentować naruszenie? Dobrze prowadzona teczka sprawy powinna zawierać:

  • zgłoszenie i informację o dacie jego otrzymania;
  • notatkę kwalifikacyjną wskazującą właściwy tryb i terminy;
  • decyzję o wszczęciu i mandat zespołu;
  • oświadczenia o braku konfliktu interesów;
  • pisemne upoważnienia do dostępu do danych;
  • plan postępowania;
  • rejestr dowodów;
  • kopie lub zabezpieczone obrazy dokumentów elektronicznych;
  • protokoły rozmów i uwagi zgłoszone przez rozmówców;
  • notatki o środkach tymczasowych;
  • tabelę oceny poszczególnych zarzutów;
  • raport końcowy;
  • decyzję pracodawcy lub właściwego organu;
  • informację o działaniach naprawczych i kontroli odwetu;
  • decyzję o retencji lub usunięciu danych. 
     

Rejestr dowodów. Dla każdego materiału warto odnotować:

  • numer;
  • opis;
  • źródło;
  • datę pozyskania;
  • osobę pozyskującą;
  • miejsce przechowywania;
  • sposób zabezpieczenia;
  • ewentualne ograniczenia wiarygodności. 
    W sprawach dotyczących danych elektronicznych należy zachować oryginał w niezmienionej postaci, pracować na kopii i — tam, gdzie jest to uzasadnione — utrwalać sumę kontrolną. Nie każde dochodzenie wymaga pełnej informatyki śledczej, ale każde powinno pozwalać ustalić, skąd pochodzi dokument i czy został zmieniony.

Konstrukcja raportu. Dobry raport powinien wyraźnie rozróżniać:

  • fakt bezsporny;
  • twierdzenie uczestnika;
  • dowód potwierdzający lub podważający twierdzenie;
  • ocenę wiarygodności;
  • wniosek zespołu;
  • kwalifikację prawną, jeżeli jest potrzebna;
  • rekomendację, która nie jest jeszcze decyzją. 
    Należy unikać ocen charakteru, diagnoz psychologicznych i zdań typu „świadek ewidentnie kłamał”. Lepiej napisać, że relacja była niespójna w określonych punktach i pozostawała sprzeczna z konkretnym dokumentem.

Rejestr sygnalistyczny a akta dochodzenia/

Rejestr ustawowy nie jest pełnym repozytorium sprawy. Powinien zawierać tylko dane wymienione w art. 29 ustawy, m.in. numer zgłoszenia, przedmiot naruszenia, niezbędne dane identyfikacyjne, datę zgłoszenia, informację o działaniach następczych i datę zakończenia. Dane w rejestrze i dokumenty związane ze zgłoszeniem przechowuje się zasadniczo przez trzy lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze albo postępowania z nich wynikające. 

Dla skarg pozostających poza ustawą o sygnalistach okresu przechowywania nie powinno się kopiować mechanicznie. Trzeba go ustalić na podstawie celu, terminów dochodzenia roszczeń, wymogów dokumentacji pracowniczej i zasady minimalizacji.

Rola zewnętrznego adwokata.

Zewnętrzny adwokat jest szczególnie uzasadniony, gdy:

  • zgłoszenie dotyczy zarządu albo HR;
  • istnieje duże ryzyko procesu lub zawiadomienia karnego;
  • sprawa ma charakter transgraniczny;
  • potrzebna jest niezależność postrzegana przez pracowników;
  • występuje konflikt interesów;
  • materiał zawiera informacje szczególnie chronione. 
    Art. 6 Prawa o adwokaturze nakazuje adwokatowi zachować w tajemnicy wszystko, czego dowiedział się w związku z udzielaniem pomocy prawnej, a obowiązek ten nie jest ograniczony w czasie. Jednocześnie ustawa o ochronie sygnalistów wyłącza ze swojego zakresu informacje objęte tajemnicą prawniczą. 

Warto jednak przestrzec przed amerykańskim podejściem polegającym na oznaczaniu każdego dokumentu jako „privileged”. Sam udział prawnika nie powoduje automatycznie, że wszystkie materiały stają się niedostępne dla sądu lub organu. Dobrą praktyką jest oddzielenie:

  • poufnej analizy prawnej przygotowanej dla klienta;
  • materiałów źródłowych;
  • operacyjnego raportu faktograficznego, który może stanowić podstawę decyzji pracodawcy. 

Kiedy prowadzić postępowanie wyjaśniające? Z perspektywy szeroko rozumianego prawa pracy procedura powinna mieć zastosowanie przede wszystkim przy podejrzeniu:

  • mobbingu;
  • dyskryminacji;
  • molestowania lub molestowania seksualnego;
  • odwetu za skargę, zgłoszenie lub udział w dochodzeniu;
  • naruszenia godności i dóbr osobistych;
  • przemocy, gróźb albo poważnego konfliktu opartego na przewadze służbowej;
  • naruszenia BHP lub zagrożeń psychospołecznych;
  • kradzieży, oszustwa, konfliktu interesów lub korupcji;
  • ujawnienia tajemnicy przedsiębiorstwa;
  • niewłaściwego korzystania z systemów informatycznych;
  • naruszenia danych osobowych lub prywatności;
  • fałszowania czasu pracy, nadgodzin, wyników lub dokumentacji;
  • nierównego wynagradzania, premiowania lub awansowania;
  • poważnego naruszenia obowiązków pracowniczych;
  • okoliczności, które mogą uzasadniać wypowiedzenie albo rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia;
  • naruszenia praw związkowych;
  • nieprawidłowości popełnionych przez kadrę zarządzającą.